Referat ds. organizacyjnych, obywatelskich i bezpieczeństwa

Dane teleadresowe

Plac Grunwaldzki 4, 83-130 Pelplin
tel. +48 58 536-12-61,
fax +48 58 536-14-64
e-mail: sekretarz@pelplin.pl

Skład osobowy referatu

 
Alicja Zeglarska Inspektor ds. kadrowych
Aleksandra Sarnowska Inspektor do spraw płac
Agata Kaszowicz-Jabłonka Inspektor do spraw obsługi Rady Miejskiej
Alicja Raszeja Podinspektor ds. organizacyjnych
Agnieszka Bielecka Zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
Ewa Kosiecka Specjalista ds. ppoż i BHP
Malwina Stasiek Inspektor do spraw obsługi sekretariatu
Monika Styś Podinspektor ds. ewidencji ludności
Ewelina Wiecka
Pomoc administracyjna
Piotr Hibner Specjalista ds. informatyki
Paweł Szafraniec Podinspektor ds. informatyki i zamówień publicznych
Krzysztof Lubiński Konserwator,  goniec

Do zadań referatu organizacyjnego należy w szczególności:

  • prowadzenie zbiorów obowiązujących powszechnie przepisów prawa,
  • zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu, w tym:- koordynowanie prac związanych z wyborami powszechnymi i referendami oraz wyborami ławników sądowych, – przekazywanie referatom spraw do załatwienia,
  • organizacja załatwiania skarg i wniosków, w szczególności prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków i przekazywanie ich do
  • załatwienia organom gminy, kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych lub referatom,
  • organizowanie dyżurów pracowników w urzędzie,
  • prowadzenie sekretariatu, w tym:- przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji (rejestracja wpływających podań do urzędu), – prowadzenie ewidencji korespondencji, – prenumerata czasopism i dzienników urzędowych, – prowadzenie zaopatrzenia materiałowego i technicznego, w tym zakup materiałów i pomocy, druków i formularzy, pieczęci i tablic urzędowych; zlecanie napraw i konserwacji inwentarza biurowego oraz prowadzenie magazynu materiałów biurowych i środków czystości; – gospodarka środkami rzeczowymi, – prowadzenie archiwum i małej poligrafii, – zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej, przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z burmistrzem, zastępcą burmistrza, sekretarzem, skarbnikiem lub kierowanie ich do właściwych referatów,
  • prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu, w tym:- prowadzenie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników, – dokonywanie analizy sytuacji kadrowej, – prowadzenie dokumentacji we wszystkich sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, – naliczanie wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczek na podatek dochodowy oraz innych należności ze stosunku pracy, – zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej, – prowadzenie i kontrola ewidencji czasu pracy pracowników,
  • nadzór nad remontami i naprawami bieżącymi i konserwacją budynków administracyjnych,
  • realizacja zadań wynikających z przepisów odrębnych dotyczących bezpieczeństwa systemów informatycznych i danych zapisanych na nośnikach informatycznych, w szczególności: – nadzór nad posiadanym sprzętem komputerowym, – nadzór nad eksploatowanym oprogramowaniem, – administrowanie sieciowym systemem operacyjnym, – administrowanie relacyjnymi bazami danych, – nadzór procesów wdrażania programów w urzędzie, – bieżąca pomoc użytkownikom sprzętu komputerowego i programów, – organizowanie szkoleń komputerowych dla pracowników, – zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania i licencji na bazy danych i systemów plików. – przygotowywanie projektów zarządzeń burmistrza w sprawach dotyczących udzielenia zamówień publicznych, w szczególności: – udostępnianie obowiązujących wzorów dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, – współudział w organizowaniu szkoleń pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych z zakresu zamówień publicznych,
  • utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd,
  • zabezpieczenie mienia w urzędzie.

Do zadań referatu spraw obywatelskich i społecznych należy w szczególności:

  • wykonywanie czynności związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości,
  • prowadzenie spraw związanych z ewidencją ludności, w tym przygotowywanie projektów decyzji w sprawach meldunkowych,
  • wykonywanie zleconych czynności w spisach powszechnych dotyczących ewidencji ludności,
  • prowadzenie kontroli wykonywania obowiązku meldunkowego oraz współpraca w tym zakresie z organami ścigania,
  • prowadzenie spraw związanych z realizacją świadczeń na rzecz obrony,
  • przygotowywanie poboru dla poborowych zamieszkujących na terenie gminy,
  • przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych,
  • prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym obowiązku do służby wojskowej,
  • organizowanie doręczania kart powołania i rozpropagowania obwieszczeń w trybie alarmowym,
  • przygotowywanie projektów decyzji dotyczących uznania poborowych i żołnierzy posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodzin oraz decyzji dotyczących konieczności sprawowania przez nich opieki nad członkiem rodziny,
  • prowadzenie kancelarii tajnej,
  • wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań z zakresu obrony cywilnej (OC) ,
  • planowanie zadań OC związanych z ochroną ludności, dóbr kultury i ważnych obiektów na wypadek zagrożeń lub wojny,
  • współdziałanie z jednostkami przewidzianymi do prowadzenia akcji ratunkowej na wypadek nadzwyczajnych zagrożeń,
  • organizacja i nadzór nad technicznym przygotowaniem OC,
  • przygotowanie ewakuacji ludności i mienia w przypadku stanów nadzwyczajnych,
  • opracowanie zadań z zakresu OC i nadzór nad ich realizacją,
  • organizowanie ćwiczeń i szkoleń z zakresu OC,
  • przygotowywanie i zapewnienie działania systemu wczesnego ostrzegania i alarmowania,
  • popularyzacja OC,
  • współpraca z ochotniczą strażą pożarną,
  • prowadzenie działalności prewencyjnej i nadzór w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
  • prowadzenie rejestru oraz sporządzanie spisów wyborców na wybory i referenda.

Do zadań referatu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) należy w szczególności:

Do zadań referatu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) należy w szczególności:
  • okresowa analiza stanu BHP,
  • stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
  • przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
  • przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących BHP,
  • rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
  • udział w dochodzeniach powypadkowych,
  • współdziałanie z Pożarową Inspekcją Pracy,
  • przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń pracowników w zakresie BHP.

Do zadań referatu w zakresie robót publicznych należy w szczególności:

  • występowanie z wnioskami do Powiatowego Urzędu Pracy w przedmiocie organizacji robót publicznych i prac interwencyjnych,
  • realizacja zawartych porozumień oraz nadzór nad prawidłowym ich przebiegiem.

Do zadań referatu w zakresie zamówień publicznych należy w szczególności:

  • przygotowywanie projektów ogłoszeń o przetargach,
  • przyjmowanie zgłoszeń uczestnictwa w przetargu ustnym i ofert w przetargu pisemnym,
  • obsługa komisji przetargowej,
  • przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Do zadań referatu w zakresie oświaty należy:

  • Koordynowanie działalności przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów dla, których Gmina jest organem prowadzącym.
  • Prowadzenie nadzoru i przedkładanie burmistrzowi w tym zakresie wniosków, nad realizacją funkcji dyrektora w zakresie wypełniania zadań:- prawidłowości dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania powierzonym mieniem, – przestrzegania obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, – przestrzegania przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki, – kierownika zakładu pracy dla zatrudnionych w nim nauczycieli i pracowników nie będących nauczycielami, – tworzenia odpowiednich warunków organizacyjnych do realizacji zadań dydaktycznych i opiekuńczo – wychowawczych.
  • Współpraca z komórką ds. kadr i płac w zakresie prowadzenia spraw kadrowych dyrektorów przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjum.
  • Opiniowanie i przedkładanie burmistrzowi w tym zakresie wniosków dotyczących arkuszy organizacji szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli.
  • Kontrola obowiązku szkolnego i obowiązującego rocznego przygotowania przedszkolnego.
  • Realizacja zadań organu egzekucyjnego w zakresie egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym.
  • Prowadzenie Systemu Informacji Oświatowej.
  • Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym na stopień nauczyciela mianowanego.
  • Prowadzenie rejestru niepublicznych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów.
  • Koordynacja wypoczynku dzieci i młodzieży.
  • Nadzorowanie realizacji zadań zleconych podmiotom prowadzącym działalność z zakresu edukacji, wychowania i opieki pozalekcyjnej.
  • Koordynacja i nadzór nad zapewnieniem bezpłatnego transportu i opieki w czasie przewozu dzieci i uczniów dla, których odległość z domu do najbliższego publicznego przedszkola lub szkoły przekracza 3 km lub 4 km .
  • Dokonywanie zwrotów kosztów przejazdu dziecka i opiekuna środkami komunikacji publicznej , jeżeli dowożenie zapewniają rodzice.
  • Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej w zakresie spraw oświatowych określonych w odrębnych przepisach.
  • Organizowanie i przeprowadzenie konkursu ofert na stanowisko dyrektora Gminnej placówki oświatowej.
  • Organizowanie spotkań burmistrza z Kolegium Dyrektorów.
  • Prowadzenie spraw związanych z przyznaniem stypendium naukowego Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin.
  • Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia pracowników młodocianych.