Referat Organizacyjny – ROR

Dane teleadresowe

Plac Grunwaldzki 4, 83-130 Pelplin
tel. +48 58 536-12-61,
fax +48 58 536-14-64
e-mail: sekretarz@pelplin.pl

Skład osobowy referatu

Malwina Stasiek
 Kierownik referatu
Alicja Zeglarska Inspektor ds. kadrowych
Aleksandra Sarnowska Inspektor do spraw płac
Alicja Raszeja Podinspektor ds. organizacyjnych
Ewelina Wiecka
Pomoc administracyjna
Agnieszka Michna Pomoc administracyjna
Paweł Szafraniec Podinspektor ds. informatyki i zamówień publicznych
Krzysztof Lubiński Konserwator,  goniec

Do zadań referatu organizacyjnego należy w szczególności:

  • prowadzenie zbiorów obowiązujących powszechnie przepisów prawa,
  • zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu, w tym:- koordynowanie prac związanych z wyborami powszechnymi i referendami oraz wyborami ławników sądowych, – przekazywanie referatom spraw do załatwienia,
  • organizacja załatwiania skarg i wniosków, w szczególności prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków i przekazywanie ich do
  • załatwienia organom gminy, kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych lub referatom,
  • organizowanie dyżurów pracowników w urzędzie,
  • prowadzenie sekretariatu, w tym:- przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji (rejestracja wpływających podań do urzędu), – prowadzenie ewidencji korespondencji, – prenumerata czasopism i dzienników urzędowych, – prowadzenie zaopatrzenia materiałowego i technicznego, w tym zakup materiałów i pomocy, druków i formularzy, pieczęci i tablic urzędowych; zlecanie napraw i konserwacji inwentarza biurowego oraz prowadzenie magazynu materiałów biurowych i środków czystości; – gospodarka środkami rzeczowymi, – prowadzenie archiwum i małej poligrafii, – zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej, przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z burmistrzem, zastępcą burmistrza, sekretarzem, skarbnikiem lub kierowanie ich do właściwych referatów,
  • prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu, w tym:- prowadzenie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników, – dokonywanie analizy sytuacji kadrowej, – prowadzenie dokumentacji we wszystkich sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, – naliczanie wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczek na podatek dochodowy oraz innych należności ze stosunku pracy, – zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej, – prowadzenie i kontrola ewidencji czasu pracy pracowników,
  • nadzór nad remontami i naprawami bieżącymi i konserwacją budynków administracyjnych,
  • realizacja zadań wynikających z przepisów odrębnych dotyczących bezpieczeństwa systemów informatycznych i danych zapisanych na nośnikach informatycznych, w szczególności: – nadzór nad posiadanym sprzętem komputerowym, – nadzór nad eksploatowanym oprogramowaniem, – administrowanie sieciowym systemem operacyjnym, – administrowanie relacyjnymi bazami danych, – nadzór procesów wdrażania programów w urzędzie, – bieżąca pomoc użytkownikom sprzętu komputerowego i programów, – organizowanie szkoleń komputerowych dla pracowników, – zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania i licencji na bazy danych i systemów plików. – przygotowywanie projektów zarządzeń burmistrza w sprawach dotyczących udzielenia zamówień publicznych, w szczególności: – udostępnianie obowiązujących wzorów dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, – współudział w organizowaniu szkoleń pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych z zakresu zamówień publicznych,
  • utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd,
  • zabezpieczenie mienia w urzędzie.

Do zadań referatu spraw obywatelskich i społecznych należy w szczególności:

  • wykonywanie czynności związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości,
  • prowadzenie spraw związanych z ewidencją ludności, w tym przygotowywanie projektów decyzji w sprawach meldunkowych,
  • wykonywanie zleconych czynności w spisach powszechnych dotyczących ewidencji ludności,
  • prowadzenie kontroli wykonywania obowiązku meldunkowego oraz współpraca w tym zakresie z organami ścigania,
  • prowadzenie spraw związanych z realizacją świadczeń na rzecz obrony,
  • przygotowywanie poboru dla poborowych zamieszkujących na terenie gminy,
  • przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych,
  • prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym obowiązku do służby wojskowej,
  • organizowanie doręczania kart powołania i rozpropagowania obwieszczeń w trybie alarmowym,
  • przygotowywanie projektów decyzji dotyczących uznania poborowych i żołnierzy posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodzin oraz decyzji dotyczących konieczności sprawowania przez nich opieki nad członkiem rodziny,
  • prowadzenie kancelarii tajnej,
  • wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań z zakresu obrony cywilnej (OC) ,
  • planowanie zadań OC związanych z ochroną ludności, dóbr kultury i ważnych obiektów na wypadek zagrożeń lub wojny,
  • współdziałanie z jednostkami przewidzianymi do prowadzenia akcji ratunkowej na wypadek nadzwyczajnych zagrożeń,
  • organizacja i nadzór nad technicznym przygotowaniem OC,
  • przygotowanie ewakuacji ludności i mienia w przypadku stanów nadzwyczajnych,
  • opracowanie zadań z zakresu OC i nadzór nad ich realizacją,
  • organizowanie ćwiczeń i szkoleń z zakresu OC,
  • przygotowywanie i zapewnienie działania systemu wczesnego ostrzegania i alarmowania,
  • popularyzacja OC,
  • współpraca z ochotniczą strażą pożarną,
  • prowadzenie działalności prewencyjnej i nadzór w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
  • prowadzenie rejestru oraz sporządzanie spisów wyborców na wybory i referenda.

Do zadań referatu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) należy w szczególności:

Do zadań referatu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) należy w szczególności:
  • okresowa analiza stanu BHP,
  • stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
  • przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
  • przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących BHP,
  • rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
  • udział w dochodzeniach powypadkowych,
  • współdziałanie z Pożarową Inspekcją Pracy,
  • przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń pracowników w zakresie BHP.

Do zadań referatu w zakresie robót publicznych należy w szczególności:

  • występowanie z wnioskami do Powiatowego Urzędu Pracy w przedmiocie organizacji robót publicznych i prac interwencyjnych,
  • realizacja zawartych porozumień oraz nadzór nad prawidłowym ich przebiegiem.

Do zadań referatu w zakresie zamówień publicznych należy w szczególności:

  • przygotowywanie projektów ogłoszeń o przetargach,
  • przyjmowanie zgłoszeń uczestnictwa w przetargu ustnym i ofert w przetargu pisemnym,
  • obsługa komisji przetargowej,
  • przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Do zadań referatu w zakresie oświaty należy:

  • Koordynowanie działalności przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów dla, których Gmina jest organem prowadzącym.
  • Prowadzenie nadzoru i przedkładanie burmistrzowi w tym zakresie wniosków, nad realizacją funkcji dyrektora w zakresie wypełniania zadań:- prawidłowości dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania powierzonym mieniem, – przestrzegania obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, – przestrzegania przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki, – kierownika zakładu pracy dla zatrudnionych w nim nauczycieli i pracowników nie będących nauczycielami, – tworzenia odpowiednich warunków organizacyjnych do realizacji zadań dydaktycznych i opiekuńczo – wychowawczych.
  • Współpraca z komórką ds. kadr i płac w zakresie prowadzenia spraw kadrowych dyrektorów przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjum.
  • Opiniowanie i przedkładanie burmistrzowi w tym zakresie wniosków dotyczących arkuszy organizacji szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli.
  • Kontrola obowiązku szkolnego i obowiązującego rocznego przygotowania przedszkolnego.
  • Realizacja zadań organu egzekucyjnego w zakresie egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym.
  • Prowadzenie Systemu Informacji Oświatowej.
  • Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym na stopień nauczyciela mianowanego.
  • Prowadzenie rejestru niepublicznych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów.
  • Koordynacja wypoczynku dzieci i młodzieży.
  • Nadzorowanie realizacji zadań zleconych podmiotom prowadzącym działalność z zakresu edukacji, wychowania i opieki pozalekcyjnej.
  • Koordynacja i nadzór nad zapewnieniem bezpłatnego transportu i opieki w czasie przewozu dzieci i uczniów dla, których odległość z domu do najbliższego publicznego przedszkola lub szkoły przekracza 3 km lub 4 km .
  • Dokonywanie zwrotów kosztów przejazdu dziecka i opiekuna środkami komunikacji publicznej , jeżeli dowożenie zapewniają rodzice.
  • Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej w zakresie spraw oświatowych określonych w odrębnych przepisach.
  • Organizowanie i przeprowadzenie konkursu ofert na stanowisko dyrektora Gminnej placówki oświatowej.
  • Organizowanie spotkań burmistrza z Kolegium Dyrektorów.
  • Prowadzenie spraw związanych z przyznaniem stypendium naukowego Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin.
  • Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia pracowników młodocianych.